Controle de documentos em consórcio: evite versões perdidas

Controle de documentos em consórcio é uma lista mestra única, com código, revisão vigente, situação e distribuição registrada para cada projeto, memorial, laudo e licença, valendo para todas as consorciadas. O problema de versão perdida não vem da falta de pasta: vem de cada empresa ter a sua. A lista mestra única resolve, desde que uma pessoa seja dona dela.

Por que consórcio perde versão

Em uma construtora, o projeto chega do projetista e vai para o campo por um caminho. Em consórcio, chega para a líder, que repassa às consorciadas, que repassam às suas equipes. Cada repasse é uma chance de a revisão anterior continuar circulando. Some a isso e-mail, WhatsApp e pen drive, e em três meses existem quatro versões da mesma planta em uso.

A lista mestra

Uma única planilha (ou sistema) com uma linha por documento controlado e os campos que respondem às perguntas que a fiscalização faz:

• Código único, com padrão que diga contrato, disciplina, tipo e número (CT012-EST-DE-001).
• Título e tipo (desenho, memorial, laudo, ART/RRT, licença, ata, ofício).
• Revisão vigente e data: a única que pode ir para o campo.
• Situação: em elaboração, em aprovação, aprovado, superado, cancelado.
• Emitido por, aprovado por e data de aprovação.
• Local do arquivo: pasta ou link, um só.
• Histórico de revisões: motivo e o que mudou em cada uma.
• Distribuição: quem recebeu qual revisão, por qual meio, quando, e se confirmou.

Cinco regras que fazem a lista funcionar

1. Uma pessoa é dona da lista mestra. Não um comitê: uma pessoa, com substituto nomeado.
2. Documento sem código não existe. Chegou por e-mail, ganha código antes de circular.
3. Superado nunca some da lista. Muda de situação, fica no histórico e sai do campo.
4. Distribuição registrada é obrigatória: enviar sem registrar é o mesmo que não ter enviado.
5. O campo consulta a lista, não a pasta. A pergunta "qual é a revisão vigente?" tem uma resposta, em um lugar.

O que mudar quando a planilha não basta

Com centenas de documentos e várias consorciadas, a planilha pede um sistema: código gerado sozinho, revisão com fluxo de aprovação, distribuição por notificação com confirmação de leitura e busca por quem está com a versão errada. É também o que gera o acervo do as-built no fim do contrato sem retrabalho. A planilha deste artigo é o ponto de partida: os campos são os mesmos.